Ziele der Funktion
Sie unterstützen unsere Projektteams bei der Organisation und Durchführung medizinischer Fortbildungen und Kongresse (Präsenz, hybrid oder virtuell) sowie fachspezifischer Verbandsprojekte. Sie agieren im Hintergrund und sichern reibungslose Abläufe.
Hauptaufgaben
A) Assistenz medizinische Fortbildungen und Kongresse
Sie arbeiten der Projektleitung bei Fortbildungen und Kongressen zu und übernehmen die administrative und operative Umsetzung:
- Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
- Teilnehmendenmanagement: Selbstständige Betreuung der Teilnehmendenadministration von der Anmeldung bis zur Nachbearbeitung, einschliesslich Registrierungen, Bestätigungen, Rechnungsstellung, Zahlungskontrolle und Bearbeitung von Anfragen.
- Referierende, Programm und Aussteller: Administrative Unterstützung bei der Referierendenbetreuung, Abstract- und Programmorganisation sowie bei der Ausstellerkommunikation. Pflege und Aktualisierung von Veranstaltungsinformationen auf Websites und in Drucksachen.
- Veranstaltungsdurchführung und Nachbearbeitung: Unterstützung beim Check-in sowie bei organisatorischen Aufgaben während Präsenz-, Hybrid- und Onlineveranstaltungen. Mitarbeit bei der Nachbearbeitung, insbesondere beim Versand von Teilnahmebestätigungen, Feedback-Umfragen und der Erstellung von Auswertungen.
B) Projektassistenz fachspezifische Verbandsprojekte
- Allgemeine Projektunterstützung: Administrative und organisatorische Unterstützung der Projektleitung, Pflege von Projektdaten, Dokumentationen und Pendenzenlisten sowie Vorbereitung von Unterlagen und Mailings.
- Konsensusmeetings & Expertengremien: Termine abstimmen, Einladungen und Unterlagen versenden, Teilnahmen verwalten.
- Empfehlungen & Publikationen: Entwürfe und Versionen verwalten, Rückmeldungen der Autor innen einholen, Fristen nachhalten, Texte und Referenzen formal prüfen.
- Weitere Verbandsprojekte: Mitarbeit z. B. bei Mitgliederumfragen, Newslettern oder Förderprojekten: Daten erfassen, Texte aufbereiten, Projektdokumentation führen.
Persönliche Kompetenzen
- Flexible, dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Freude an wechselnden Projekten und Formaten
- Organisationstalent, strukturierte und exakte Arbeitsweise, hohe Belastbarkeit in Peak-Phasen
- Interesse an medizinisch-wissenschaftlichen Inhalten, rasche Auffassungsgabe
- Technische Affinität im Umgang mit digitalen Tools und virtuellen Veranstaltungsplattformen
- Diskretion im Umgang mit Personendaten und vertraulichen Gremieninhalten
Anforderungsprofil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Erfahrung
- Erste Berufserfahrung im Verbands-, Event- oder Bildungsumfeld; Erfahrung im Gesundheitswesen und/oder in der Pharmaindustrie von Vorteil
- Sprachkenntnisse: Deutsch (verhandlungs- und stilsicher), Englisch (gut bis stilsicher), Französisch von Vorteil
- Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office)
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Erfahrung mit Registrierungs- oder Webinar-Tools von Vorteil
- Bereitschaft zu Einsätzen vor Ort (ca. zweimal vor Ort)
Arbeiten bei Centerview - Deine Benefits
- Erstklassige Altersvorsorge dank überdurchschnittlicher Pensionskassenlösung
- Rundum gut abgesichert mit attraktiven Sozialversicherungen
- Flexibel arbeiten dank gleitender Arbeitszeiten und Teilzeitmodellen
- Vielseitigkeit & Gestaltungsspielraum durch abwechslungsreiche Projekte, Eigenverantwortung und Raum für eigene Ideen
- Top-Lage im Herzen von Zürich - zentral und in Bahnhofsnähe
- Bequem erreichbar mit ÖV und Parkmöglichkeiten vor Ort
- Mehr Freiraum durch die Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub
Pensum
- 50 - 60 %, Arbeitsort Zürich
Bewerbung
Wir bitten interessierte Kandidat innen um die Einreichung des Lebenslaufs, eines Motivationsschreibens, Arbeitszeugnissen und Angabe der Gehaltsvorstellungen. Gerne nehmen wir vollständige Dossiers unter entgegen.
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