Sekretär/in und admin. Assistenz Leitung Raum und Anlagen

Erziehungsdepartement, Zentrale Dienste, Raum und Anlagen

per sofort, befristet auf 3 Jahre mit Option auf Verlängerung

Sekretariat führen - Drehscheibenfunktion: Für das vielseitige 28-köpfige Team ist das Sekretariat zentrale Anlaufstelle für die administrativen und organisatorischen Anliegen. Gemeinsam mit einer admin. Fachangestellten, die sie führen, übernehmen sie die vielfältigen Sekretariatsarbeiten.

Organisation und Administration: Zu Ihren Aufgaben gehören die selbständige Dokumentenverwaltung und Datenpflege, die Organisation und Koordination von Sitzungen inkl. Protokollführung, die Unterstützung in HR- und Prozessmanagement und die Organisation von Abteilungsanlässen.

Administrative Assistenz der Abteilungsleiterin: Sie verantworten das Termin- und E-Mail-Management, unterstützen bei der persönlichen Organisation und Korrespondenz und bearbeiten politische Anfragen administrativ. Dabei stehen Sie im regelmässigen Austausch mit weiteren kantonalen Dienststellen.

Erfahrung: Wenn Sie bereits mehrere Jahre in einer vergleichbaren Position tätig sind, Verwaltungserfahrung mitbringen und eine Führungsebene administrativ betreut haben, freuen wir uns, Sie kennenzulernen.

Persönlichkeit: Diese Stelle richtet sich an eine verlässliche und integre Persönlichkeit, die vorausschauend und dienstleistungsorientiert handelt. Sie behalten auch in einem vielseitigen Arbeitsalltag den Überblick und setzen Prioritäten gezielt.

Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung EFZ oder eine gleichwertige Ausbildung. Sehr gute MS Office Kenntnisse runden ihr Profil ab.

Sprache: Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute, stilsichere mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch setzen wir voraus.

Im Bereich Zentrale Dienste sind die bereichsübergreifenden Querschnitts- und Supportaufgaben des Erziehungsdepartements zusammengefasst. Die Zentralen Dienste bilden das Kompetenzzentrum für organisatorische, betriebswirtschaftliche, personalpolitische und systemtechnische Fragestellungen auf Ebene Departement und gliedern sich in die folgenden fünf Abteilungen: Finanzen und Controlling, Digitalisierung und Informatik, Personal, Raum und Anlagen sowie Materialzentrale. Diese stellen einen reibungslosen Betrieb sicher und betätigen sich als vielseitige Dienstleister für die Fachbereiche des Departements.

Die Abteilung Raum und Anlagen ist das Kompetenzzentrum des Erziehungsdepartements für die Planung von Schulraum, Tagesstrukturen, Mobiliar, Kleininvestitionen und Sicherheit, den Betrieb der baulichen Infrastruktur von Schulen und Kindergärten, inkl. Schulhauswartung und Reinigung. Sie definiert die zukünftigen Raumbedürfnisse und bringt diese als Nutzervertreterin gegenüber den Hochbaudiensten (BVD) und der Eigentümervertreterin (IBS) ein. Die Fachstelle Stab ist die admin. Drehscheibe der Abteilung. Zu ihr gehören das Sekretariat, das Rechnungswesen und die Bewirtschaftung von Mieten.

Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.

Wir übernehmen den grösseren Anteil der laufenden Beiträge, bieten Sparplan-Optionen und Möglichkeiten zur flexiblen Pensionierung.

Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu , mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.

Fragen zur Funktion

Grasser

Leiterin Raum und Anlagen

Tel.

Fragen zur Bewerbung

HR Business Partner

Tel.

Etwas ist all unseren mehr als 11'000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!